Yönetim Sistemleri Danışmanlık

Doküman ve Tutanaklarda İmza Gerekli Midir?

Yönetim sistemleri gereği tutulan kayıtların formatı ve içeriği şirkete bağlıdır. Hiçbir standart bir dokümanda imza olup olmayacağını söylemez. Dokümanların kimin tarafından imzalanacağı ya da ne şekilde doldurulacağı şirketin kendi prosedür ve talimatları ile belirlenir.

Bir toplantı sonrası yönetim kademesindeki kişilere katıldıklarına dair imza attırmak oldukça gereksizdir. Aynı zamanda bu davranış kendilerini hakaret edilmiş hissedebilir ya da rahatsız edebilir.

Kayıt tutma ve imzalama her şirketin kendi işleyişi ve kültürü ile ilgilidir. Birçok şirket bir toplantı ya da görüşme sırasında toplantı tutanağı tutar ve bu kaydı tüm katılımcıların imzalaması beklenir. Bazı firmalarda ise toplantıyı düzenleyen kişinin onayı yeterli görülür. Hatta bazen, toplantı tutanağının hazırlanması uzun sürecekse, katılımcıların tamamına sadece mail ile de gönderilebilir.

Sistemler işlerin geliştirilmesi ve uygulanabilmesi adına varlardır. Burada şirket kültür ve geleneği nasılsa, ya da neye ihtiyaç duyuyorsa dokümanlar o şekilde olmalıdır. Hiçbir denetçi de standartta yazmayan bir konuyu işleyişte de bir aksaklığa neden olmuyorsa zorunlu tutamaz.

Burada elbette toplantıya katılanların kimler olduğu, eğitime katılanların listesi, eğitimin kimin tarafından verildiği gibi bilgilerin açıkça yazması gerekir.

Bunun haricinde şirket içindeki işleyişte sırf imzası yok diye aksayan yanlar olması, sadece imza atıldığında işlerin sahiplenilmesi gibi durumlar olduğunda da şirket olarak imzanın zorunlu hale getirilmesi gerekebilir.

İmza ve kayıt gereksinimleri optimumda tutulmalı ve sistemin hantallaşmasına neden olmayacak seviyede olmalıdır. Aksi halde çalışmayan ve sadece evraklar üzerine kurulu bir yapı oluşacaktır.