Yönetim Sistemleri Danışmanlık

Belgelendirmeye Giden Yol

Belgelendirme sürecine giren bir firma, hazırlık yaptıkları standarttan neler beklediklerini, standardın kendilerine katacaklarını düşünerek çalışmalarını devam ettirmelidir. Belgelendirmenin de bu sürecin önemli bir parçası olduğu unutulmamalı, göz ardı edilmemelidir. Aşağıdaki adımlar bir firmada belgelendirme aşamalarında nelerin yapılması gerektiğine ilişkin bilgiler vermektedir.

• Yönetimin kararı ve taahhüdü
• Konu ile ilgili yeterli alt yapı mevcut değil ise bir danışman ya da eğitimci bulunması
• Yönetim temsilcisi ve ekibi seçilmesi
• İç görüşmeler ile eksiklerin belirlenmesi
• Eksik yanların tamamlanması için eğitim almak
• Mevcut doküman sisteminin gözden geçirilerek uygulama ve geliştirmeler yapmak
• Kurulan sistemin uygulamaya dönüştürülmesi
• Personele iç eğitimler verilmesi
• İç denetim uygulamaları
• Yönetimin gözden geçirmesi
• Belgelendirmeye hazır duruma gelme
• Belgelendirme firması ile denetim programının yapılması
• Belgelendirme denetimi
• Denetim raporu ve sertifika

Hazırlık aşamasında önemli olan standardı zorunlu olarak belirttiği hiçbir uygulamayı atlamamak veya bunlardan bazıları bir şekilde uygulanmıyorsa neden uygulanamadığını sebepleri ile beraber açıklayabilmektir. Ayrıca standart zorunlu tutmasa bile, şirketin işleyişi için gerekli görülecek tüm çalışmalar yapılmalı, ilave dokümantasyon hazırlanmalıdır. Tüm hazırlanan dokümanlar gerektiği yerde kolayca ulaşılabilir olmalıdır.

Belgelendirme firması da denetimleri sırasında kendi bilgi ve tecrübelerini paylaşarak, firmayı daha ileri seviyelere taşıyacak kadar bilgili olmalıdır.