ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi

ISO 9001:2026’ya Geçişte Belgelendirme Kuruluşlarının Sorumlulukları ve Geçiş Takvimi

ISO 9001:2026’ya geçiş, belgelendirme kuruluşlarının denetim dokümanlarını güncellemesinden daha geniş bir hazırlık gerektirmektedir. Denetçilerin ve diğer ilgili personelin yetkinliği, başvuru ve teklif süreçleri, denetim sürelerinin belirlenmesi, belgelendirme kararları ve mevcut müşterilerin bilgilendirilmesi birlikte ele alınmalıdır.

Global Accreditation Cooperation Incorporated (Global ACI) tarafından yayımlanan geçiş dokümanı, ISO 9001:2015 ve Amd 1:2024 değişikliğini içeren önceki baskıdan ISO 9001:2026’ya geçişin kurallarını belirlemektedir. Doküman, ilgili kapsamda Global ACI Çok Taraflı Tanıma Düzenlemesi’ne (MRA) taraf akreditasyon kuruluşları ve bunların akredite ettiği belgelendirme kuruluşları için bağlayıcıdır.

Geçiş takviminde hangi tarihler önemlidir?

Geçiş süresi üç yıl olarak belirlenmiştir. Ancak bu süre içindeki yükümlülükler akreditasyon kuruluşları, belgelendirme kuruluşları ve belgeli işletmeler açısından farklı tarihlerde tamamlanmalıdır.

Belgelendirme kuruluşunun akreditasyon geçişi ile müşterilerinin belge geçişi ayrı işlemlerdir. Kuruluşun akreditasyon geçişini tamamlamış olması, mevcut müşterilerinin kendiliğinden yeni standarda geçmiş olduğu anlamına gelmemektedir.

Benzer şekilde, müşterilerin geçişi için üç yıllık süre bulunması da belgelendirme kuruluşunun kendi hazırlıklarını bu sürenin sonuna bırakabileceği anlamına gelmemektedir.

Geçiş planı hangi süreçleri kapsamalıdır?

Belgelendirme kuruluşu, kendi akreditasyon kuruluşunun duyurduğu düzenlemeleri de dikkate alarak bir geçiş planı oluşturmalıdır. Planın başlangıç noktası, ISO 9001:2015 ile ISO 9001:2026 arasındaki değişikliklerin ve bu değişikliklerin belgelendirme faaliyetlerine etkisinin belirlenmesidir.

Bu değerlendirme; satış ve teklif hazırlama, başvuruların gözden geçirilmesi, denetimlerin planlanması ve yürütülmesi, personel yetkinliğinin yönetilmesi, teknik gözden geçirme ve belgelendirme kararı gibi süreçleri kapsamalıdır. Kullanılan yazılımlar, rapor şablonları ve belge düzenleme sistemleri de ihtiyaç bakımından incelenmelidir.

Uygulamada planın her faaliyet için bir sorumlu, tamamlanma tarihi ve tamamlanmayı gösterecek kayıt içermesi yararlı olacaktır. Örneğin, denetim raporu şablonunun güncellenmesi ile denetçilerin bu şablonu kullanmaya yetkilendirilmesi farklı faaliyetler olarak izlenebilir.

Mevcut müşterilerin sayısı ve denetim dönemleri de planlamaya dâhil edilmelidir. Böylece geçiş denetimlerinin son aylarda yoğunlaşması ve karar süreçlerinde gecikme oluşması önlenebilir.

Denetçiler ve diğer personel için hangi hazırlıklar yapılmalıdır?

Geçiş dokümanı, değişikliklerden etkilenen ilgili personelin eğitimli ve yetkin olmasını istemektedir. Bu kapsam yalnızca denetçilerden oluşmamaktadır. Satış personeli, başvuru ve sözleşme gözden geçirme personeli, teknik gözden geçirme görevlileri ve belgelendirme kararı veren kişiler de görevlerine göre değerlendirilmelidir.

Denetçiler, değişen şartların kuruluşların süreçlerinde nasıl uygulanabileceğini ve hangi kanıtlarla doğrulanabileceğini bilmelidir. Teknik gözden geçirme ve karar personeli ise denetimin geçiş kapsamını yeterli biçimde karşılayıp karşılamadığını değerlendirebilmelidir. Satış ve planlama personelinin de müşterilere tarihler, denetim seçenekleri ve olası ilave süreler hakkında doğru bilgi vermesi gerekmektedir.

Eğitime katılım kaydı hazırlığın bir parçasıdır. Bunun yanında, personelin ilgili görevi yerine getirebildiğini gösteren yetkinlik kanıtları bulunmalıdır. Bilgi değerlendirmesi, örnek olay çalışması veya rapor incelemesi gibi yöntemler, kuruluşun yetkinlik yönetimi yaklaşımına göre kullanılabilir.

Geçiş dokümanı bu amaçla herkes için tek bir eğitim süresi veya tek bir değerlendirme yöntemi belirlememektedir.

Akreditasyon kuruluşuna hangi belgeler sunulmalıdır?

Belgelendirme kuruluşu, en geç 30 Haziran 2027 tarihine kadar geçişe hazır olduğunu beyan etmeli ve bu beyanı destekleyen dokümanları akreditasyon kuruluşuna sunmalıdır. Beyan için geçiş dokümanının Ek A’sındaki şablon veya akreditasyon kuruluşunun oluşturduğu eşdeğer düzenleme kullanılabilmektedir.

Sunulacak kanıtlar en azından geçiş planını ve revize belgelendirme programını destekleyen güncel dokümantasyonu kapsamalıdır. Personel yetkinliği, denetim sürelerinin belirlenmesi ve belgelerin kontrolü bu hazırlığın temel konularıdır.

Beyan, yapılması planlanan işlere ilişkin bir niyet açıklaması değildir. Belgelendirme kuruluşu, gerekli değişiklikleri uyguladığını ve uygulama kanıtlarını gösterebildiğini beyan etmektedir. Bu nedenle henüz tamamlanmamış hazırlıkların tamamlanmış gibi bildirilmemesi gerekmektedir.

Akreditasyon geçişi için ayrıca denetim yapılacak mıdır?

Geçiş dokümanı, olağan durumda geçiş kararından önce ayrıca bir doküman incelemesi, merkez ofis değerlendirmesi veya tanık değerlendirmesini zorunlu tutmamaktadır. Akreditasyon kuruluşunun kararı, beyan ve destekleyici dokümanlara dayandırılmaktadır.

Ancak bu yaklaşım, ek değerlendirme yapılamayacağı anlamına gelmemektedir. Akreditasyon kuruluşu; geçmiş performans, şikâyetler, eksik başvurular veya başka riskler nedeniyle karar öncesinde ilave faaliyet isteyebilir.

Geçiş kararından sonraki merkez ofis değerlendirmelerinde, beyan edilen düzenlemelerin uygulanması ve belgeli müşterilerin geçişindeki ilerleme doğrulanacaktır. Ayrıca geçiş süresi sona ermeden önce, karar sonrasında gerçekleştirilecek tanık değerlendirmelerinden en az birinin ISO 9001:2026 denetimini kapsaması gerekmektedir.

Dolayısıyla beyana dayalı geçiş, sonradan doğrulanacak bir uygulama sorumluluğunu da beraberinde getirmektedir.

ISO 9001:2026 belgeleri ne zaman düzenlenebilir?

Belgelendirme kuruluşu, akreditasyon kuruluşunun kendi geçişine ilişkin kararından sonra ISO 9001:2026 kapsamında akredite belgelendirme kararı verebilir. Personel eğitimlerinin veya müşterinin geçiş denetiminin tamamlanmış olması, tek başına akredite belge düzenlemek için yeterli değildir.

Bu koşulun tekliflerde, denetim planlamasında ve belge düzenleme sistemlerinde dikkate alınması gerekmektedir. Müşteriye verilen belge teslim taahhüdü, belgelendirme kuruluşunun akreditasyon geçiş durumuyla uyumlu olmalıdır.

Müşteriler nasıl bilgilendirilmelidir?

Belgelendirme kuruluşları, geçiş boyunca mevcut müşterileriyle aktif iletişim kurmalıdır. Bilgilendirme; uygulanacak takvimi, müşteriden beklenen hazırlıkları, denetim seçeneklerini ve belge geçerliliğine etkileri açıklamalıdır.

Belgelendirme kuruluşunun yeni baskıya geçmeme kararı alması durumunda, akreditasyon kuruluşuna mümkün olduğunca erken ve belirlenen geçiş bildirim süresi dolmadan yazılı bilgi verilmelidir. Etkilenen müşteriler de en geç 30 Haziran 2027 tarihine kadar yazılı olarak bilgilendirilmelidir. Bildirimde belge geçerlilik süresi ile transfer veya geçiş yapılmamasının sonuçları yer almalıdır.

Geçiş şartlarının veya tarihlerinin karşılanamaması durumunda da müşterilere gecikme ve bunun belgeleri üzerindeki olası etkileri açıklanmalıdır.

Belgeli işletmeler açısından bu süreçteki temel ihtiyaç, belgelendirme kuruluşlarının geçiş durumunu öğrenmek ve kendi hazırlıklarını denetim takvimiyle birlikte planlamaktır. Belgelendirme kuruluşları açısından ise geçişin başarısı, hazırlık beyanının zamanında verilmesi kadar, beyan edilen sistemin tutarlı biçimde uygulanmasına bağlıdır.

Kaynak: Global ACI, Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Sürüm 1.0, 4 Eylül 2026. Uygulamada ilgili akreditasyon kuruluşunun yayımladığı geçiş düzenlemeleri de dikkate alınmalıdır.

• Sonraki