Yönetim Sistemleri Danışmanlık

Denetimlerin Stresini Azaltmak: Gerçekçi Bir Yönetim Sistemi Nasıl Kurulmalıdır?

Üretim firmalarının büyük çoğunluğu için denetimler birer “yangın tatbikatı” gibi görülmektedir. Denetim günü yaklaşırken dosyalar telaşla toparlanmakta, belgeler gözden geçirilmekte, çalışanlar hatırlatmalarla uyarılmaktadır. Sonuç olarak, sistemin doğal akışı içinde yaşanmayan bir düzen yalnızca denetim gününe özel olarak ortaya çıkmaktadır.

Bu tablo size de tanıdık geliyorsa, işletmenizde kurulu olan kalite yönetim sistemi ile günlük işleyiş arasında bir uyumsuzluk yaşanmaktadır.

Denetim Stresinin Asıl Nedeni

Denetim günü yaşanan panik, aslında çok daha temel bir problemin habercisi olmaktadır: Yönetim sisteminiz, işinizin gerçeklerini yansıtmamaktadır.

Çoğu firmada iki ayrı işletme varmış gibi bir durum ortaya çıkmaktadır:

• Resmi işletme: Kalite el kitabında yazılı olan, denetimlerde gösterilen işletme.
• Gerçek işletme: Siparişlerin, üretim planlarının, müşteri şikâyetlerinin ve sevkiyatların yönetildiği, yani ışıkları açık tutan işletme.

Bu ikilik yalnızca stres yaratmakla kalmamakta, aynı zamanda kaynak israfına yol açmakta, çalışanların sisteme güvenini azaltmakta ve standartların asıl faydalarının görünmez hale gelmesine neden olmaktadır.

Talimat Nasıl Yazılır?

Talimatlar bir işin nasıl yapılacağını adım adım anlatan dokümanlardır. İşi yapmak için gereken en az bilgiye sahip kişinin bile rahatlıkla takip edebileceği bilgileri içerir. İşlemi anlaşılır yapmak için resim, şekil, tablo gibi bilgileri içerebilir.

Yeni Yönetim Sistemlerinde Liderliğin Önemi

ISO 9001:2015 ve ISO 14001:2015 standartlarının yayınlanması ile birlikte “liderlik” kavramı da gündeme gelen bir konu oldu. Gelişmekte olan organizasyonlarda “yönetici” rolünden çok “lider” rolünün daha verimli olacağı ile ilgili birçok bilgi vardır. Dünyadaki sayılı büyük organizasyonlarının kurucuları da kendilerini lider olarak tanımlamaktadırlar.

ISO Standartları Hakkında 10 Yanlış

1980li yıllardan beri kullanılan ve Dünya genelinde birçok firmada uygulanan yönetim sistemleri, standartların temel amaçlarının bilinmemesi ve standardın bir kılavuz gibi görülmesi nedeniyle uygulamada eksiklikler yaşanıyor. Hiçbir yönetim sistemi standardının iş ile ilgili özel bilgiler vermediği, bu standartların tüm sektörlere uygun olarak yazıldığı unutulmamalıdır.

Belgelendirmeye Giden Yol

Belgelendirme sürecine giren bir firma, hazırlık yaptıkları standarttan neler beklediklerini, standardın kendilerine katacaklarını düşünerek çalışmalarını devam ettirmelidir. Belgelendirmenin de bu sürecin önemli bir parçası olduğu unutulmamalı, göz ardı edilmemelidir. Aşağıdaki adımlar bir firmada belgelendirme aşamalarında nelerin yapılması gerektiğine ilişkin bilgiler vermektedir.

Soru sorma bir öğrenme ihtiyacıdır. Öğrenme ihtiyacı yapılan veya yapılmakta olan bir işin icabı da olabilir, soruyu soran kişinin sadece bilgilenme ihtiyacı da olabilir.

İşletmelerde genel olarak yapılan veya yapılmakta olan bir işin icabı olarak soru sorulur.
Bazı sorular, bir konunun daha detaylı açıklanması için sorulurken, bazı sorular görüşlerin bir noktaya toplanması için sorulur. Bazı sorularda bilinen bir konuda destek toplamak veya yönlendirmek için sorulur.