Doküman ve Tutanaklarda İmza Gerekli Midir?

Doküman ve Tutanaklarda İmza Gerekli Midir?

Yönetim sistemleri gereği tutulan kayıtların formatı ve içeriği şirkete bağlıdır. Hiçbir standart bir dokümanda imza olup olmayacağını söylemez. Dokümanların kimin tarafından imzalanacağı ya da ne şekilde doldurulacağı şirketin kendi prosedür ve talimatları ile belirlenir.

dokuman imza

Bir toplantı sonrası yönetim kademesindeki kişilere katıldıklarına dair imza attırmak oldukça gereksizdir. Aynı zamanda bu davranış kendilerini hakaret edilmiş hissedebilir ya da rahatsız edebilir.

Kayıt tutma ve imzalama her şirketin kendi işleyişi ve kültürü ile ilgilidir. Birçok şirket bir toplantı ya da görüşme sırasında toplantı tutanağı tutar ve bu kaydı tüm katılımcıların imzalaması beklenir. Bazı firmalarda ise toplantıyı düzenleyen kişinin onayı yeterli görülür. Hatta bazen, toplantı tutanağının hazırlanması uzun sürecekse, katılımcıların tamamına sadece mail ile de gönderilebilir.

Sistemler işlerin geliştirilmesi ve uygulanabilmesi adına varlardır. Burada şirket kültür ve geleneği nasılsa, ya da neye ihtiyaç duyuyorsa dokümanlar o şekilde olmalıdır. Hiçbir denetçi de standartta yazmayan bir konuyu işleyişte de bir aksaklığa neden olmuyorsa zorunlu tutamaz.

Burada elbette toplantıya katılanların kimler olduğu, eğitime katılanların listesi, eğitimin kimin tarafından verildiği gibi bilgilerin açıkça yazması gerekir.

Bunun haricinde şirket içindeki işleyişte sırf imzası yok diye aksayan yanlar olması, sadece imza atıldığında işlerin sahiplenilmesi gibi durumlar olduğunda da şirket olarak imzanın zorunlu hale getirilmesi gerekebilir.

İmza ve kayıt gereksinimleri optimumda tutulmalı ve sistemin hantallaşmasına neden olmayacak seviyede olmalıdır. Aksi halde çalışmayan ve sadece evraklar üzerine kurulu bir yapı oluşacaktır.

 

Çelik ve alüminyum yapı, kaynaklı imalat, demiryolu araçları, akreditasyon standartları, yönetim sistemleri gibi bir çok alanda danışmanlık, eğitim, denetim, belgelendirme faaliyetleri için...

EN 1090, ISO 3834, EN 15085...

EN 1090, ISO 3834, EN 15085 ve ilgli standartlarda bakanlık ve kamu kuruluşları personelleri eğitimlerinden, Türkak belgelendirme denetimleri, belgelendirme kuruluşları ve onaylanmış kuruluşlara danışmanlık ve eğitim, ürün ve sistem belgelendirme denetimleri, imalatçı firmalara eğitim ve danışnamlık, bireysel ve kurumsal eğitimlere kadar tüm seviyelerde alanında en tecrübeli ve bilgili hizmet.

DANIŞMANLIK HİZMETLERİ

Çelik ve alüminyum yapı uygulamaları (EN 1090), kaynaklı imalat (ISO 3834), demiryolu araçları (EN 15085), kaynak mühendisliği uygulamaları (IWE/EWE, PQR, WPS, WPQ...), yönetim sistemleri (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 19011, 31000...), akreditasyon (ISO 17020, ISO 17024, ISO 17065...) gibi üretim sektörünün ihtiyacı olan tüm konularda eğitim ve danışmanlık hizmetleri ile gerekli yönlendirme çalışmaları.

İLKER ERGÜN

Makina ve Kaynak Mühendisi olan İlker Ergün, 2002 yılından beri sektörün öncü kuruluşlarında üretim va kalite departmanlarında görev yapmıştır. 2014 yılında bir onaylanmış kuruluşta komite üyeliği olarak başlayan bireysel hizmetlerine zamanla yenilerini ekleyerek birçok kamu ve özel kuruluş ile derneğe ihtiyaçlarına yönelik çözümler sunmuştur. Halen bu alanlarda danışmanlık, eğitim, denetim faaliyetlerine devam etmektedir.